Albaranes digitales que se leen con inteligencia artificial

Con un simple garabato en un dispositivo electrónico o aportando el número del DNI, sin ni siquiera tener que enseñar el documento, se solucionan todos los trámites burocráticos en el reparto de los paquetes que llegan a los domicilios. En ese modelo fue en el que se fijó la empresa Transportes Frigoríficos Narval. «En nuestro sector no había nada parecido y cada entrega genera muchísimo papeleo», reconoce Marta Sánchez López-Lago, CEO de esta compañía del sector logístico.

Con la intención de ir eliminando paulatinamente el uso de papel iniciaron en el año 2022 un proyecto destinado a sustituir los albaranes físicos por los digitales. «La idea surgió como una propuesta pionera dentro del departamento de Innovación y Tecnología de Narval», afirma Álvaro Gili Pozo, director de esta área de la empresa.

La novedad de la iniciativa motivó la concesión de una subvención destinada a su implementación. Y se pusieron a trabajar. Con el apoyo económico recibido pudieron establecer las bases de un sistema diseñado para reemplazar la documentación física por versiones electrónicas.

Un cambio que sirve para consumir menos papel, con los beneficios medioambientales que conlleva. «Pero no solo son aspectos relacionados con la sostenibilidad, también lo hacemos por eficiencia empresarial», detalla la consejera delegada de Narval.

Además del gasto económico en papel, desde la empresa consideran que el albarán digital minimiza la posibilidad de errores respecto a la manipulación manual de la documentación y permite una gestión más ágil de todo el proceso.

Los trabajadores que realizan las entregas pueden completar todos los trámites con un teléfono móvil que está equipado con una aplicación de reparto que desarrolló internamente Narval en el año 2018. A esa herramienta se le ha incorporado el albarán digital. «Se han hecho varias formaciones a lo largo de este año para los conductores y el resto de la plantilla, pero al final tienen que utilizar una nueva funcionalidad en un entorno que ya manejaban; por eso en las últimas sesiones se ha incidido mucho sobre casos prácticos, en lo que hemos dado apoyo con ejemplos concretos y situaciones reales», indica Gili.

Del otro lado, los destinatarios firman, como antes se hacía en papel, sobre el dispositivo móvil. En ese mismo momento, el albarán digital se envía al cliente que mandó la mercancía.«Al tener el verificado de entrega ya puede iniciar el proceso de facturación, con lo que es mucho más ágil;antes tenía que llegar el trabajador con el albarán en papel a la oficina, se digitalizaba y se mandaba por correo electrónico», comenta el responsable del departamento de innovación.

Sin embargo, como abrir el camino no es sencillo, todavía notan reticencias en el sector a la ausencia de papeles que acrediten la entrega de la mercancía. «En nuestro día a día estamos acostumbrados a hacerlo», señala Sánchez al insistir en el ejemplo de los repartidores a domicilio, «pero a nivel empresarial nos cuesta».

Las mayores dificultades para la generalización del albarán digital las están encontrando en los destinatarios de los envíos. En el caso de Narval trabajan mucho para el canal Horeca (acrónimo de hoteles, restaurantes y cafeterías).«Es un sector de actividad que está muy acostumbrado a la verificación de la entrega en papel», indica Gili. Por eso, para ofrecer una mayor garantía, una vez completado el proceso se envía por correo electrónico una copia del albarán.

Uno de los motivos que detectan, más allá de la habitual y lógica resistencia al cambio, tiene que ver con el elevado valor de los productos que mueven. «Hay que verificar las entregas y los contenidos y nuestro clientes, que son los que hacen los envíos, facturan una vez que se ha hecho la entrega; con lo que la conformidad del receptor es muy importante en nuestro trabajo», detalla la CEO de Narval.

Eso hacía necesaria que la solución del albarán digital tuviese validez jurídica, lo que ha sido uno de los principales retos a los que se ha enfrentado el proyecto. Lograrlo alargó los plazos. «Hemos tenido dificultades a nivel técnico; en cuestiones de cifrado, por ejemplo», reconoce Gili.

A la hora de realizar el desarrollo, la empresa trabajó en contacto directo con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) y en colaboración con un agente digitalizador. «No se trata simplemente de una firma digital en un móvil; el conforme de entrega debe cumplir con todos los requisitos legales para ser aceptado como prueba válida», matizan en el departamento de innovación.

El sistema desarrollado permite la validación de la firma biométrica que garantiza que sea auténtica y vinculada al firmante. También crea un registro digital que no puede ser alterado y proporciona una trazabilidad completa del documento. Igualmente asegura que se cumplen todas las normativas legales en vigor. En definitiva, el albarán digital es «reconocido como un documento válido en cualquier situación».

El resultado del proyecto ha sido para Narval muy satisfactorio. Se trata de un paso a la digitalización del sector del transporte que nace de la iniciativa de una empresa extremeña. «Desde su puesta en marcha, el uso del albarán digital ha crecido de manera constante; aunque todavía queda camino por recorrer, la tendencia apunta a una adopción masiva en los próximos años, posicionándose como un estándar en la industria del transporte», consideran en la compañía.

Un desarrollo tecnológico, el del albarán digital, que el solo un paso más en la evolución tecnológica de la empresa. Para Narval, que nació en 1998, pero cuyos orígenes en el sector de la logística se remontan a los primeros años del siglo XX, la transformación digital es una prioridad. «Tenemos una visión clara para avanzar hacia la modernización y la optimización de nuestros procesos», exponen.

La empresa, ya tiene trece sedes en España y una en Portugal, cuenta con una plantilla formada por 250 personas y factura unos 40 millones de euros al año.

Ahora, una vez que han implementado el albarán digital, desde la compañía están embarcados en un proyecto piloto para poder leer esos documentos con inteligencia artificial (IA). «Una de las soluciones más innovadoras en este ámbito es el reconocimiento de albaranes de cliente mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y Narval la está testeando y poniendo en funcionamiento», avanza Gili.

La extremeña es un de las sedes de la compañía en la que se está incorporando, por el momento en fase de prueba, el OCR para el reconocimiento automático de albaranes. Con el uso de esta tecnología, que convierte imágenes de texto en datos digitales, se persigue el objetivo de eliminar cualquier intervención manual en la gestión de los documentos. «Los albaranes en papel, a menudo llenos de datos clave como referencias, firmas y detalles de entrega, requieren mucho tiempo para su procesamiento y son propensos a errores humanos durante su digitalización manual», comentan desde la empresa.

El proceso automático incluye, la captura del albarán mediante un escáner o una cámara, el reconocimiento del texto por parte de la IA y su interpretación. El sistema debe organizar esa información en campos específicos, como número de pedido, fecha de entrega o firma del receptor, y enviar esos datos al sistema de gestión.

Todos estos pasos, que ahora se pueden prolongar durante horas, se completarían en cuestión segundos. Así, los trabajadores tendrán más tiempo para desarrollar otras tareas. Además, un correcto funcionamiento del sistema reduciría los errores que ahora se producen tanto al introducir los datos a mano como al clasificar los documentos. Por supuesto, también redundaría en un menor uso de papel.

Esos objetivo, al menos por ahora, todavía están lejos. «Estamos en la fase piloto; este proyecto estaba dimensionado para entre tres y seis meses, pero llevamos nueve y todavía estamos en un nivel de aceptación bajo», lamenta el responsable del departamento de innovación, que sitúa el problema en las dificultades que están teniendo para enseñar a la IA. «No aprende sola, hay que alimentar con datos y todavía se producen errores», añade.

En Narval ya tienen un sistema de OCR para leer sus facturas de compra, pero la idea es ampliarlo a toda la documentación. «Para ello es necesario que reconozca los campos en todo tipo de documento y por ahora no lo hemos logrado», según Gili, que afirma que el nivel de lectura aún está lejos del 100%.

Eso no evita que en la empresa consideren que reconocimiento de albaranes mediante inteligencia artificial y OCR es una solución estratégica que optimiza la eficiencia y precisión en la gestión documental. «La IA sigue evolucionando; se encuentra en etapas tempranas en algunos aspectos, pero su integración en estos procesos representa un paso significativo hacia una automatización inteligente.

Aunque la tecnología tiene un largo recorrido por delante, es fundamental seguir innovando y acercándonos a sus avances para mejorar la operativa y adaptarnos a un entorno logístico cada vez más digitalizado», concluye el responsable de innovación de Narval.